نرم افزار HSE چیست؟راهنمای کامل سیستم مدیریت HSE در سازمان‌ها

نرم افزار HSE چیست؟

نرم افزار HSE یک سامانه برای ثبت، مدیریت، پیگیری و تحلیل اطلاعات مربوط به ایمنی، بهداشت حرفه‌ ای و محیط‌ زیست در سازمان‌ هاست. این سامانه می‌تواند فرایندهایی مانند ثبت حوادث، ارزیابی ریسک، مدیریت آموزش، بازرسی، اقدامات اصلاحی، طب کار، پایش‌ های زیست‌ محیطی و گزارش‌ گیری مدیریتی را به‌صورت متمرکز مدیریت کند.

نرم افزارهای HSE در دو گروه اصلی قرار می‌گیرند: نرم افزارهای تخصصی برای محاسبات و تحلیل‌ های فنی، و سامانه‌ های یکپارچه مدیریت اطلاعات HSE. در این مقاله تمرکز اصلی بر گروه دوم، یعنی سامانه‌ های مدیریتی و یکپارچه HSE است.

فهرست مطالب

• انواع نرم‌افزارهای HSE
• چرا سازمان‌ها به مدیریت هوشمند اطلاعات HSE نیاز دارند؟
• نقش داده‌های اطلاعاتی در مدیریت هوشمند HSE
• مدیریت هوشمند و اتوماسیون گردش کار (Workflow)
• نرم افزار HSE برای کدام شرکت‌ها و سازمان‌ها مناسب است؟
• مفهوم یکپارچگی در نرم افزار HSE چیست؟
• نرم افزار HSE چگونه به رعایت مقررات و الزامات قانونی کمک می‌کند؟
• نرم افزار HSE چگونه به پیاده‌سازی و استقرار سیستم‌های ایزو کمک می‌کند؟
• سایر مزایای استفاده از سیستم
• سوالات متداول (FAQ)

انواع نرم‌افزارهای HSE

با توجه به گستردگی مفهوم نرم افزار HSE، این راهکارها را می‌توان به‌طور کلی در دو گروه اصلی بررسی کرد:

• اپلیکیشن ها و نرم افزارهای تخصصی و محاسباتی در حوزه HSE
• نرم افزارهای یکپارچه برای ساختاردهی، مدیریت و تحلیل داده و سوابق مرتبط با حوزه های مختلف HSE که معمولا در دسته ی سیستم های اطلاعات مدیریت یا MIS ها (Management Information Systems) قرار می گیرند.

به بیان دقیق تر زمانی که از یک نرم افزار HSE نام برده می شود، دو گروه محصول با ماهیت کاملا متفاوت می توانند ذیل این عنوان قرار گیرند.

گروه اول شامل نرم افزارهای تخصصی و مهندسی است که برای انجام محاسبات، شبیه سازی یا تحلیل های فنی در حوزه های ایمنی و محیط زیست استفاده می شوند. برای مثال:

• نرم‌افزار FLACS برای شبیه‌سازی حوادث و انفجارها
• نرم‌افزار DIALUX برای محاسبات روشنایی محیط کار
• نرم‌افزار EFFECTS برای تحلیل و محاسبه پیامدهای حوادث صنعتی

مقایسه نرم‌افزار تخصصی HSE و سامانه یکپارچه HSE

نکته: نرم‌افزارهای تخصصی HSE و سامانه‌های یکپارچه الزاماً جایگزین یکدیگر نیستند و در بسیاری از سازمان‌ها می‌توانند مکمل هم باشند. انتخاب مناسب به مقیاس سازمان، نوع فعالیت، سطح پیچیدگی فرایندها و نیازهای فنی و مدیریتی بستگی دارد.

گروه دوم شامل  سیستم های اطلاعاتی مدیریتی یا دیتابیس هاست که در صورت کامل و جامع بودن به عنوان یک راهکار (Solution)
نرم افزاری HSE  نیز شناخته می شوند. این نرم افزارها، کلیه اطلاعات و داده هایی که در حوزه های مختلف HSE تولید می شود (برای مشاهده حوزه های مختلف HSE به مقاله HSE چیست؟ مراجعه شود) را ثبت و نگهداری می کنند تا علاوه بر نگهداری اطلاعات عملیاتی حاصل از فرایند ها و عملیات های HSE، از آنها برای پردازش داده ها،داده کاوی، تولید گزارش های مدیریتی و تحلیلی استفاده نمایند.

در این نوع  نرم افزارها، یک ساختار اطلاعاتی مهندسی شده براساس اصول طراحی پایگاه های داده ایجاد می شود که امکان ذخیره سازی، نگهداری و بازیابی  اطلاعات را فراهم می کند. مانند محصول SAP EHS و یا نرم افزار HSE آتنا. در این مقاله تمرکز ما بر گروه دوم یعنی سامانه های یکپارچه مدیریت اطلاعات HSE خواهد بود، اما اگر قصد بررسی معیارها و خرید نرم افزار HSE را دارید، این راهنمای کامل را مطالعه کنید.

چرا سازمان‌ها به مدیریت هوشمند اطلاعات HSE نیاز دارند

همان طور که اشاره شد، این سامانه ها یا نرم افزارهای HSE، با ایجاد ساختارهای مهندسی شده برای ثبت و نگهداری داده های HSE، امکان استفاده از اطلاعات جمع آوری شده برای گزارش گیری، تحلیل و پردازش داده ها و ایجاد داشبورد های مدیریتی را ایجاد می کنند. کاربرد اصلی این گروه از نرم افزار HSE که به سامانه های یکپارچه و یا نرم افزارهای یکپارچه و در کامل ترین حالت به راه حل های حوزه HSE شناخته می شوند عبارت است از:

• جمع آوری داده های تولید شده در حوزه های مختلف HSE از جمله:
  • اطلاعات حوزه بهداشت حرفه ای و طب کار مانند نتایج معاینات ادواری و بدو استخدام، سوابق کارت های بهداشتی، سوابق
    مخاطرات و ریسک های شناسایی شده در حوزه بهداشت، سوابق مربوط به سنجش آلاینده های محیط کار وسایر اطلاعات مرتبط
  • اطلاعات حوزه ایمنی شامل سوابق حوادث، اطلاعات مربوط به لوازم حفاظت فردی تحویل داده شده یا عودت داده شده،
    اطلاعات مجوز های کار و شرایط عملیاتی مرتبط با آن ها، نتایج شناسایی ریسک های ایمنی و نتایج محاسبات مربوط به عدد
    ریسک و …
  • اطلاعات مربوط به حوزه محیط زیست مانند میزان پسماندها و پساب های تولید شده، نتایج آزمایش ها و پایش های محیطی،
    سوابق تولید و مصرف انرژی و سایر شاخص های زیست محیطی
• ذخیره و نگهداری داده ها و اطلاعات فوق در ساختارهای استاندارد و مهندسی شده
• آنالیز اطلاعات، گزارش دهی سریع و آسان و همچنین تحلیل روندها
• ایجاد داشبوردهای مدیریتی برای پایش سریع و دقیق شاخص های عملکردی HSE
• تامین داده ها و اطلاعات مورد نیاز برای سامانه های هوش تجاری (BI) و هوش مصنوعی (AI) جهت تحلیل پیشرفته و پیش بینی
  
  ریسک ها در حوزه HSE

نقش داده های اطلاعاتی در مدیریت هوشمند HSE

با پیشرفت سریع فناوری های هوش مصنوعی و تحلیل داده ها، بسیاری از این نرم افزار HSE به عنوان زیر ساخت داده ای برای تحلیل های هوشمند عمل می کنند. داده های جمع آوری شده در این سیستم ها می توانند توسط سامانه های Business Intelligence  و  Artificial Intelligence تحلیل شوند و
نتایج ارزشمندی مانند موارد زیر ارائه دهند:

• تحلیل الگو های حادثه
• پیش بینی ریسک های عملیاتی
• شناسایی نقاط ضعف در فرایند های ایمنی
• ارائه پیشنهاد های اصلاحی مبتنی بر داده

در واقع می توان گفت که نرم افزارهای HSE از شرکت ها و سازمان ها در زمینه های مرتبط با حوزه محیط زیست، حفاظت از سلامت و مدیریت بهینه ایمنی شغلی پشتیبانی می کنند. این راهکارها در واقع مدیریت سیستماتیک و مبتنی بر داده های دقیق را در حوزه های مختلف مانند مدیریت ریسک های بهداشتی و ایمنی، جنبه های زیست محیطی، مدیریت حوادث، انتشار آلاینده های آب، خاک و هوا و … را امکان پذیر می سازد.

مدیریت هوشمند و اتوماسیون گردش کار (Workflow)

یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های نرم افزار HSE مدرن، بهره گیری از سیستم های گردش کار الکترونیک است در این سیستم ها، فرایند های مرتبط با فعالیت HSE در قالب مراحل مشخص، از پیش تعیین شده و قابل کنترل طراحی می شوند.این موضوع باعث می شود از انحرافات، تاخیرها و یا دوباره کاری ها و فراموش شدن کارها که ریشه بسیاری از مشکلات و نارسایی های مدیریتی در حوزه HSE هست جلوگیری شود به همین دلیل، نرم افزار HSE نقش بسیار مهمی در ارتقای کیفیت مدیریت ایمنی، بهداشت و محیط زیست در سازمان ها ایفا می کند.

سازمان‌ها و واحدهای HSE که از این سامانه‌ها استفاده می‌کنند، معمولاً بهره‌وری بالاتر و گردش کار روان‌تری را تجربه می‌کنند و از فراموش شدن کارها، تاخیرهای بی دلیل، ارجاع اشتباه امور و یا سهل انگاری ها به دور می مانند. در نهایت، استقرار یک سیستم نرم افزاری HSE منجر به افزایش اثر بخشی واحد های HSE شده و با کاهش جریمه های قانونی و بهبود مدیریت ریسک، ارزش اقتصادی قابل توجهی برای سازمان ها ایجاد می کند.

نرم افزار HSE برای کدام شرکت ها و سازمان ها مناسب است؟

اساسا هر کجا که مجموعه ای از انسان ها در حال فعالیت باشند و برای ثبت داده های مربوط به سلامتی، ایمنی و اطلاعات زیستمحیطی الزامات قانونی وجود داشته باشند نرم افزار HSE یا سیستم مدیریت HSE می‌تواند بسیار مفید و کارآمد باشد.

اما در یک نگاه مدیریتی، علاوه بر  شرکت هایی که ملزم به رعایت مقررات قانونی در حوزه های محیط زیست، بهداشت و ایمنی شغلی هستند، سازمان هایی با ویژگی های زیر بیشترین نیاز را به خرید نرم افزار HSE و استقرار سیستم های یکپارچه مدیریت HSE دارند:

• شرکت ها یا سازمان هایی با تعداد پرسنل بالا (large scale و Mid-Sizeها)
• سازمان های خدماتی با پراکندگی جغرافیایی زیاد مانند سازمانهایی که شعب متعدد دارند
• شرکت ها با گستره عملیاتی وسیع مانند معادن بزرگ ، مجتمع های صنعتی یا شرکت های چند سایتی و چند کارخانه ای
• شرکت هایی که با تعداد زیادی پیمانکار همکاری می کنند (ماژول مدیریت پیمانکاران یکی از بخش های مهم نرم افزار های HSE می باشد)
• شرکت هایی که ریسک ها و مخاطرات عملیاتی بالا در حوزه های Health، Safety و Environment دارند مانند صنایع نفت، گاز، پتروشیمی، پالایشگاه ها، فولاد، صنعت سیمان و …

در واقع نرم افزار یکپارچه HSE، در مورد شرکت هایی که می خواهند بهره وری و پرفورمنس خود را افزایش دهند، خطرات و ریسک های عملیاتی را کاهش دهند، میزان انطباق با قوانین و استاندارد های HSE را بالا ببرند و در مسیر توسعه پایدار سازمانی حرکت کنند، بسیار حیاتی است.

به ویژه در صنایع تولیدی که در آنها الزامات قانونی برای پایش فرایندهای زیست محیطی، بهداشتی و ایمنی وجود دارد، استقرار یک نرم افزار HSE یکپارچه می تواند با ایجاد شفافیت اطلاعاتی، کاهش ریسک ها و بهبود فرآیند های کنترلی، ارزش افزوده قابل توجهی برای سازمان ایجاد کند.

مفهوم یکپارچگی در نرم افزار HSE چیست؟

با وجود اینکه HSE ترکیبی از سه حوزه مستقل یعنی محیط زیست (Environment) ، بهداشت و سلامت شغلی (Health) و ایمنی (Safety) است اما در یک سیستم یکپارچه HSE ، پایگاه داده این سه حوزه به صورت کامل با هم مرتبط و متصل طراحی می شود، بنابراین:

• ارتباط سیستماتیک میان اطلاعات سه حوزه برقرار می شود
• کنترل و مدیریت فرایند های HSE به صورت متمرکز انجام می شود
• و امکان تحلیل یکپارچه داده ها و گزارش های مدیریتی فراهم می گردد

به عنوان مثال  اگر در ماژول ایمنی، اطلاعات مربوط به حوادث و المان های حادثه دیده مانند افراد یا تجهیزاتی که در این حادثه متاثر شده اند ثبت می شود، مشاهده این اطلاعات برای پرونده پزشکی افرادی که آسیب دیده اند بسیار مهم خواهد بود و سوابق و اثرات این حادثه باید در پرونده پزشکی و سلامت ثبت و قابل بررسی باشد.

از سوی دیگر ممکن است همین حادثه  منجر به نشتی مواد خام به زمین و یا انتشار گازهای سمی در هوا باشد که منجر به آلودگی محیط زیست (آب، هوا یا خاک) شود. ثبت و مدیریت یکپارچه این اطلاعات قطعا از منظر محیط زیستی اهمیت بالایی دارد.

بنابراین زمانی که از نرم افزار یکپارچه HSE صحبت میکنیم، منظور سیستمی است که به صورت متمرکز طراحی شده و قادر است تمامی
این اطلاعات متنوع را برای آن حادثه ثبت و نگهداری کند و از همه مهمتر امکان گزارش های یکپارچه و تحلیل های مختلف را بر
اساس دیدگاه های مختلف هر یک ماژول های سه گانه را فراهم آورد.

نرم افزار HSE چگونه به رعایت مقررات و الزامات قانونی کمک می‌کند؟

نرم افزار HSE با ایجاد یک پایگاه داده منسجم از الزامات قانونی، امکان مدیریت و پیگیری دقیق قوانین و مقررات ملی و بین المللی را فراهم میکند. علاوه بر آن، بررسی های خودکار در برابر مقررات ملی و بین المللی می تواند به صورت اتومات در آنها تعریف شود و همچنین هشدارها از نقض قوانین بهداشت حرفه‌ای، ایمنی شغلی و محیط‌ زیست می تواند در قالب نوتیفیکیشن ها (Notifications) و یا اخطارها صادر شود. بعلاوه اینکه، گزارش های مدیریتی از نتایج داده های عملیاتی که ناقض همین قوانین هستند را می توان به راحتی تهیه و ارائه نمود.

نرم افزار HSE چگونه به پیاده سازی و استقرار سیستم های ایزو کمک می‌کند؟

یکی از کاربردهای بسیار مهم نرم افزار HSE ، پشتیبانی از استانداردهای بین المللی ایزو و سیستم های مدیریت یکپارچه HSE می باشد. به عنوان مثال برای مستند سازی و مدیریت الزامات استاندارد های زیر می توان از قابلیت های نرم افزار HSE استفاده کرد:

• ISO 14001

• ISO 45001

• ISO 50001

ساختار اطلاعات و ماژول های موجود در نرم افزار HSE کمک میکنند فرایند های مستند سازی، پایش شاخص ها و آمادگی برای ممیزی ها با دقت و سرعت بیشتری انجام گیرد.

سایر مزایای استفاده از سیستم

علاوه بر مزایای قابل توجهی که در قسمت های بالا اشاره شد در نهایت می توان سایر مزایای یک نرم افزار جامع HSE را بصورت ذیل لیست نمود:

• مدیریت متمرکز داده های هر سه حوزه ی Health، Safety و Environment
• تهیه سریع گزارش های قانونی و مدیریتی
• ادغام یکپارچه اطلاعات سه حوزه برای تهیه گزارش های تحلیلی تلفیقی
• تسهیل ممیزی های داخلی و خارجی در ایزو ISO 45001 ،ISO 14001 و ISO 50001
• قابلیت توسعه گردش کارها (Workflow) بر اساس نیاز سازمان
• کاهش جریمه ها و دوباره کاری ها از طریق هشدارهای زودهنگام
• افزایش شفافیت در مدیریت مواد خطرناک و پسماندها
• بهبود مدیریت ریسک و فرهنگ ایمنی سازمان

سوالات متداول (FAQ)