ویژگی‌ های نرم افزار HSE حرفه ای و کارآمد

انتخاب یک نرم افزار  HSE خوب فقط به تعداد ماژول ها یا ظاهر سیستم محدود نمی شود بلکه یک نرم افزار  HSE مناسب باید بتواند فرایندهای ایمنی، بهداشت حرفه ای و محیط زیست را به صورت منسجم، قابل پیگیری و گزارش‌ پذیر مدیریت کند. به همین دلیل بررسی دقیق ویژگی های یک نرم افزار HSE پیش از خرید یا پیاده سازی ضروری است.

یک سیستم HSE خوب از طرفی دیگر باید قابلیت های عملکردی مورد نیاز واحد HSE مانند مدیریت حوادث، ارزیابی ریسک، بازرسی ها، مجوزهای کار، تجهیزات حفاظت فردی، معاینات طب کار، سنجش آلاینده ها، مدیریت پسماند و اقدامات اصلاحی  و غیره را پوشش دهد.

در این مقاله، ما لیست کاملی از قابلیت های کارکردی یا عملکردی را به همراه قابلیت های تکنیکال یا فنی که مورد نیاز یک نرم افزار خوب HSE است ارائه خواهیم کرد. خوانندگان این مقاله می توانند در صورت نیاز به مقاله های ذیل نیز مراجعه نمایند:

• HSE چیست؟
• نرم افزار HSE چیست؟
• مقایسه ی نرم افزارهای HSE، راهنمای جامع انتخاب و خرید بهترین نرم افزار HSE
• تکنیک های نوین کمی و کیفی جهت تصمیم گیری در مورد خرید نرم افزار HSE
• ملاحظات اجرایی در پیاده سازی نرم افزارهای یکپارچه HSE

ویژگی‌ های عملکردی نرم افزار HSE

ویژگی‌ های عملکردی نرم افزار HSE به قابلیت‌ هایی گفته می‌شود که مستقیماً فرایندها و فعالیت های تخصصی واحد ایمنی، بهداشت حرفه‌ای و محیط زیست را پوشش می‌دهند. این قابلیت ‌ها مشخص می‌کنند نرم افزار تا چه اندازه می‌تواند نیازهای واقعی سازمان را در عملیات روزمره، کنترل ریسک، پیشگیری از حوادث، مدیریت سلامت کارکنان و پایش محیط زیست پشتیبانی کند.

در ادامه، مهم‌ترین ویژگی‌های عملکردی یک نرم افزار HSE جامع را بررسی می‌کنیم.

1- جامعیت ماژول ها و ساب ماژول ها و امکانات

یک نرم افزار HSE قدرتمند باید بتواند تا حد امکان نیاز های اصلی یک سازمان را در حوزه ایمنی، بهداشت حرفه ای و محیط زیست پوشش دهد.

در حوزه ایمنی نرم افزار HSE باید امکاناتی مانند مدیریت ارزیابی ریسک، ثبت و تحلیل حوادث، مدیریت شبه حوادث، مدیریت رفتارها وشرایط نا ایمن، بازرسی ها، چک لیست ها، مجوز کار، تجهیزات فردی، علائم ایمنی، تجهیزات آتش نشانی، داده های ایمنی مواد و اقدامات اصلاحی را داشته باشد.

برای مثال، در زیرسیستم ایمنی، فقط ثبت حادثه کافی نیست. نرم افزار باید بتواند اطلاعات کامل حادثه را ثبت کند؛ از جمله محل وقوع، زمان، افراد درگیر، نوع حادثه، شدت پیامد، مستندات، تصاویر، شاهدان، اقدامات اصلاحی و وضعیت پیگیری. همچنین باید بتواند این اطلاعات را به سایر ماژول‌ها مانند آموزش، تجهیزات حفاظت فردی، معاینات طب کار و ارزیابی ریسک متصل کند.

در سایر ماژول ها نیز بایستی مشابه مثال بالا طیف گسترده ای از امکانات و قابلیت ها برای مدیریت وجوه مختلف مقوله بهداشت و محیط زیست وجود داشته باشد که ( لیست کامل از ویژگی ها و قابلیت های مورد نیاز یک سیستم جامع HSE را می توانید در لینک زیر مشاهده نمایید).

2- کیفیت طراحی فرم‌ها، داده‌ها و فرایندها

در بخش یک به جامع بودن و پوشش کامل حوزه های مختلف HSE در یک نرم افزار HSE اشاره شد. اما کمیت تنها معیار مورد استفاده برای ارزیابی یک نرم افزار یکپارچه HSE نیست.

یکی دیگر از ویژگی های مهم نرم افزار HSE، کیفیت طراحی فرم ها، فیلد ها، داده ها و فرایندهاست. تعداد زیاد فرم ها یا فیلد ها لزوما نشانه بهتر بودن نرم افزار نیست. در بسیاری از موارد، فیلد های زیاد و غیر ضروری باعث کندی کار، کاهش دقت کاربران و تولید  داده های غیرقابل  استفاده می شوند.

یک نرم افزار HSE خوب باید فقط داده هایی را دریافت کند که برای مدیریت، تحلیل، گزارش گیری و تصمیم گیری لازم هستند. داده ها باید هدفمند، استاندارد، قابل فهم و قابل گزارش گیری باشند.

برای مثال در مدیریت سنجش آلاینده های محیط کار، ممکن است گزارش های کاغذی یا دفترچه های سنجش شامل حجم زیادی از داده های خام که بسیاری از این داده ها برای تصمیم گیری مدیرتی کاربرد ندارند، باشند. یک نرم افزار  HSE خوب باید بر اطلاعاتی تمرکز کند که برای تحلیل وضعیت مواجهه شغلی، مدیریت مشاغل سخت و زیان‌آور، ارزیابی ریسک و برنامه ‌ریزی اقدامات کنترلی لازم هستند.

اگر نرم افزار همه اطلاعات خام و غیرکاربردی را بدون تحلیل وارد سیستم کند کاربران زمان زیادی را صرف ورود داده‌هایی می‌کنند که احتمالاً هیچ استفاده‌ای در آینده نخواهد داشت. اما اگر طراحی داده ‌ها بر اساس دانش تخصصی HSE و نیازهای مدیریتی انجام شده باشد  با حداقل ورود اطلاعات، بیشترین خروجی قابل استفاده تولید می‌شود.

بنابراین؛ یکی از معیار های مهم در انتخاب نرم افزار HSE این است که بررسی شود:

• آیا فرم ها ساده و قابل فهم و کاربردی هستند؟
• آیا فیلد های غیر ضروری حذف شده اند؟
• آیا داده ها برای گزارش گیری و تحلیل طراحی شده اند؟
• آیا اطلاعات تکراری چند بار از کاربر گرفته می شود؟
• آیا فرایند ها با واقعیت عملیات سازمان هماهنگ هستند؟

کیفیت طراحی اطلاعات، یکی از تفاوت‌های اصلی میان یک نرم افزار HSE حرفه‌ای و یک سیستم صرفاً فرم ‌محور است

3- یکپارچگی بین ماژول ها

یکپارچگی یکی از حیاتی ترین ویژگی های نرم افزار HSE است. یک نرم افزار HSE زمانی ارزش واقعی ایجاد میکند که اطلاعات ایمنی، بهداشت و محیط زیست را به صورت مرتبط و منسجم مدیریت کند، نه اینکه هر ماژول به صورت جداگانه و جزیره ای عمل کند.

در یک سیستم غیر یکپارچه، اطلاعات حادثه در یک بخش ثبت می شود، آموزش ها در بخش دیگر، معاینات طب کار در فایل جداگانه، اقدامات اصلاحی در اکسل و اطلاعات محیط زیست در سامانه ای مستقل. نتیجه چنین وضعیتی، دوباره کاری، خطای انسانی و دشواری در ورود اطلاعات و گزارش گیری است.

اما در یک نرم افزار HSE یکپارچه، ارتباط منطقی میان داده‌ها برقرار می‌شود. برای مثال:

• حادثه می‌تواند به ارزیابی ریسک مرتبط متصل شود.
• حادثه می‌تواند با سوابق آموزشی فرد مقایسه شود.
• اطلاعات فرد آسیب ‌دیده می‌تواند در پرونده سلامت او قابل مشاهده باشد.
• اقدامات اصلاحی ناشی از حادثه، بازرسی یا ممیزی قابل پیگیری هستند.
• نتایج پایش آلاینده‌ های محیط کار می‌تواند با پرونده سلامت کارکنان مرتبط شود.
• اطلاعات پسماند، پساب و آلاینده ‌ها می‌تواند به جنبه‌های زیست‌محیطی متصل شود.

برای مثال، در حوزه محیط زیست، اگر اطلاعات مدیریت پسماند، جنبه‌های زیست ‌محیطی و پایش آلاینده‌ ها به‌درستی به هم متصل باشند، سازمان می‌تواند عملکرد واقعی خود را در چرخه مدیریت محیط زیست بهتر تحلیل کند. اما اگر این بخش‌ ها فقط اطلاعات جداگانه ثبت کنند، گزارش‌های مدیریتی جامع به ‌سختی قابل استخراج خواهد بود.

بنابراین، یکپارچگی فقط به معنی قرار گرفتن چند ماژول و چند داشبورد مدیریتی کنار هم نیست. یکپارچگی واقعی یعنی داده های بین ماژول ها باید ارتباط منطقی داشته باشند و بتوان از آنها اطلاعات و دانش تحلیلی و مدیریتی استخراج کرد.

ویژگی‌ های فنی نرم افزار HSE

ویژگی های فنی یک سیستم یکپارچه HSE مشخص میکند سیستم تا چه حد امن، پایدار و توسعه پذیر است. بدیهی است که حتی اگر نرم افزاری از نظر ماژول های عملکردی کامل باشد، ولی ضعف در زیر ساخت فنی مانند کندی اجرا  و دشواری توسعه داشته باشد باعث فراری دادن کاربران و ادامه دادن به روش سنتی/کاغذی/اکسلی می شود.

سنجش این بخش معمولا توسط دپارتمان های IT سازمان ها انجام می شود. لیست قابلیت های نمونه برای یک نرم افزار HSE را می توانید در لینک زیر مشاهده بکنید.

در ادامه این مقاله به مهم ترین قابلیت های  فنی که یک سیستم جامع HSE باید داشته باشد می پردازیم.

بخش دوم از معیارهایی که بایستی به دقت در انتخاب یک نرم افزار جامع HSE به دقت بررسی شود قابلیت ها و امکانات تکنیکال یا فنی آن نرم افزار است. این کار معمولا توسط دپارتمان های IT سازمان مشتری باید انجام شود. لیست قابلیت های نمونه برای یک نرم افزار HSE را می توانید در لینک زیر مشاهده بکنید لینک به قابلیت های عمومی نرم افزار HSE خودمون در ادامه این مقاله به مهم ترین قابلیت های  فنی که یک سیستم جامع HSE باید داشته باشد می پردازیم.

 1- زیرساخت توسعه نرم افزار

زیرساخت توسعه نرم افزار یک از مهم ترین معیار های مهم در انتخاب نرم افزار HSE است. نرم افزاری که با فناوری قدیمی، معماری محدود یا ساختار غیرقابل توسعه طراحی شده باشد، در آینده برای تغییرات سازمانی، اضافه کردن قابلیت‌ های جدید یا اتصال به سامانه ‌های دیگر با مشکل مواجه می‌شود.

زبان توسعه نرم افزار قلب تپنده در تغییرات و توسعه نرم افزار محسوب می شود. پلتفرم‌ های Low-Code  که از پیشرفته ترین و به روز ترین متد های توسعه نرم افزار است زمان مورد نیاز برای توسعه،انجام اصلاحات و کاستومایز کردن نرم افزار را به حداقل زمان ممکن رسانده است.

2- مجوز افتا

نرم افزار های  HSE معمولا شامل اطلاعات حساس و مهمی مانند پرونده سلامت کارکنان، نتایج معاینات طب کار، گزارش حوادث و.. هستند. به همین دلیل امنیت اطلاعات جایگاه بسیار مهمی در بررسی ویژگی های نرم افزار HSE  دارد.
با توجه به اهمیت امنیت داده و اطلاعات، هر کشوری قوانین و الزامات خود را برای حفاظت از این داده ها تدوین نموده است. در ایران، مجوز افتا تضمین کننده وجود حداقل های امنیتی می باشد. تا جایی که وجود این مجوز جزو معیار های تاثیر گذار در تصمیم گیری نهایی است.(برای مشاهده تکنیک های نوین کمی و کیفی تصمیم گیری در مورد خرید نرم افزار HSE به مقاله مربوطه مراجعه کنید.)

3- موتور گردش کار الکترونیکی

گردش کار الکترونیکی یا Workflow Engine یکی از مهم‌ترین قابلیت ‌های فنی نرم افزار HSE است. بسیاری از فرایند های HSE فقط ثبت اطلاعات نیستند بلکه نیاز به ارجاع، بررسی، تایید، پیگیری و یادآوری دارند.
و در محیط هایی مجهز به مدیریت گردش کار رویداد های کلیدی نظیر مهلت های زمانی (deadline) ، ارجاع وظایف جدید و تکمیل فرایند ها از طریق اطلاع رسانی ها و یادآوری های خودکار و منظم مدیریت می شوند.

برای مثال در یک شرکت تولیدی با بیش از هزار نفر پرسنل، انجام منظم معاینات ادواری نیازمند هماهنگی دقیق واحد HSE با واحدهای تولیدی است. اگر سیستم HSE به یک گردش کار مناسب مجهز باشد، فهرست افراد مشمول معاینه به‌صورت خودکار تهیه و به واحدهای تولید ارسال می‌شود. واحدهای تولیدی نیز بدون ایجاد اختلال در برنامه کار، امکان هماهنگی و جایگزینی نیروها را خواهند داشت.

پس از انجام معاینات، نتایج در سیستم ثبت و به مدیران مربوطه اطلاع داده می‌شود. در این فرآیند، هرگونه تأخیر یا عدم همکاری نیز به‌صورت دقیق قابل ردیابی و گزارش‌گیری است. این نمونه نشان می‌دهد که گردش کار مکانیزه تا چه اندازه می‌تواند به نظم، شفافیت و بهره‌وری سازمان کمک کند.

در مثالی دیگر،در فرایند صدور مجوز کار، درخواست باید ثبت شود، توسط مسئول  HSE بررسی شود، چک لیست های ایمنی تکمیل شوند، افراد مجاز تایید کنند و در نهایت مجوز صادر، تمدید یا بسته شود. اگر این فرایند دستی باشد، احتمال فراموشی، تاخیر، خطا و عدم پیگیری زیاد است.

تعریف این فرایند در بستر گردش کار، امکان خطاهای انسانی را به حداقل می رساند. با پیاده سازی این سیستم تمام تاخیرهای احتمالی در انجام وظایف و همچنین خطاهای ارجاع، به طور شفاف قابل ردیابی و  گزارش گیری هستند.
این رویکرد نه تنها ضامن دقت عملیاتی است بلکه سرعت پیشبرد امور را نیز به شکل چشم گیری افزایش می دهد.

در این زمینه، انتخاب پلتفرم و قابلیت‌ های موتور گردش کار اهمیت زیادی دارد؛ زیرا یک Workflow Engine مناسب باید امکان تعریف مراحل، تعیین مسئول، تعیین زمان انجام، کنترل سطح دسترسی به فرم‌ها و فیلدها در هر مرحله، ارسال اعلان‌ هایی مانند پیامک یا یادآوری سیستمی، تفکیک کارتابل ‌ها بر اساس نوع فرایند و گزارش ‌گیری از وضعیت گردش کارها را فراهم کند

. نبود هر یک از این قابلیت‌ ها می‌تواند باعث کاهش شفافیت، افزایش خطا، دسترسی‌های غیرضروری به اطلاعات یا کندی در اجرای فرایندها شود. این موارد تنها بخشی از ویژگی ‌های موردنیاز یک موتور فرایندساز هستند و برای آشنایی با فهرست کامل قابلیت ‌ها می‌توان به مقاله «اهمیت گردش کار الکترونیکی و قابلیت‌های موردنیاز گردش کار در یک نرم‌افزار HSE» مراجعه کرد.

4-  گزارش ساز، داشبورد مدیریتی و KPIهای HSE

خروجی تمامی فعالیت ‌ها و فرایندهای نرم‌افزار HSE باید در قالب گزارش‌های جامع و یکپارچه، داشبوردهای مدیریتی و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) قابل مشاهده و تحلیل باشد. بنابراین، نرم‌افزار علاوه بر ثبت داده‌ها و ارائه گزارش‌های استاندارد و الزامی برای سازمان‌های مختلف، باید امکان طراحی، ایجاد و ویرایش انواع گزارش‌ها و داشبوردها را نیز در اختیار کاربران قرار دهد.

علاوه بر وجود قابلیت گزارش ‌ساز و داشبورد ساز، کیفیت و سطح امکانات این ابزارها در نرم‌افزار HSE بسیار مهم و تعیین‌کننده است. برای طراحی داشبوردهای HSE و پیاده‌سازی BI، می‌توان داده‌ها را به ابزارهای تخصصی مانند Power BI  یا QlikView  منتقل کرد، اما اگر نرم‌افزار HSE به‌ صورت داخلی از داشبوردساز قدرتمند برخوردار باشد، فرایند طراحی و بهره‌برداری از داشبوردها بسیار سریع‌ تر و ساده‌ تر انجام می‌شود.

وجود داشبورد ساز داخلی باعث می‌شود نیازی به انتقال داده ‌ها به پایگاه داده دیگر یا ایجاد انبار داده جداگانه(Data Warehouse) نباشد و فیلدهای اطلاعاتی همان نرم ‌افزار مستقیماً قابل استفاده باشند. با این حال، صرفاً وجود این قابلیت کافی نیست بلکه کیفیت داشبوردساز، انعطاف‌پذیری در طراحی، امکان تغییر شاخص‌ها و سطح امکاناتی که در اختیار کاربر قرار می‌دهد باید به‌دقت بررسی شود.

5- فرم ‌ساز و سیستم ‌ساز

یکی از قابلیت های مهم در  نرم افزار HSE، وجود فرم ساز و سیستم ساز است زیرا نیاز های HSE در سازمان ها و صنایع مختلف یکسان نیست و ممکن است بر اساس نوع فعالیت، الزامات قانونی، ممیزی ها، پروژه های جدید یا نیاز های مدیریتی تغییر کند. برای مثال فرم ها و فرایند های مورد نیاز در یک شرکت پتروشیمی با یک شرکت عمرانی یا تولیدی می تواند کاملا متفاوت باشد.

فرم ساز مناسب باید امکان طراحی و اصلاح فرم ها، چک لیست ها و فیلد های اطلاعاتی را بدون وابستگی کامل به برنامه نویسی فراهم کند. همچنین قابلیت هایی مثل  تعریف انواع فیلد ها، اعتبار سنجی داده ها، اتصال به گردش کار و گزارش گیری را داشته باشد.

در سطحی بالاتر سیستم ساز باید امکان ایجاد یا توسعه زیر سیستم ها، ارتباط بین فرم ها و فرایندها و ساختارهای اطلاعاتی را فراهم کند تا نرم افزار با تغییرات و رشد سازمان قابل توسعه باشد. البته این انعطاف پذیری باید کنترل شده و استاندارد باشد زیرا طراحی بی قاعده فرم ها و فیلد ها می تواند در اینده باعث افت کیفیت داده ها، دشواری در گزارش گیری و ایجاد ناهماهنگی شود. بنابر این نرم افزار HSE  خوب باید در عین قابلیت سفارشی‌سازی و توسعه سریع، ساختار اطلاعاتی منظم و قابل‌کنترلی را نیز حفظ کند.

جدول مقایسه نرم‌افزارهای HSE ناکارآمد در برابر حرفه‌ای

جدول زیر تفاوت‌های اصلی میان یک نرم افزار HSE ناکارآمد و یک نرم افزار HSE حرفه ای را نشان می‌دهد.

نرم افزار HSE حرفه‌ای و کارآمد	نرم افزار HSE ناکارآمد	معیار ارزیابی
ماژول‌های فرایندمحور، قابل پیگیری و گزارش‌پذیر	چند فرم پراکنده برای ثبت اطلاعات	ساختار ماژول‌ها
ثبت کامل حادثه، علت‌یابی، مستندات، اقدامات اصلاحی و تحلیل روندها	ثبت ساده عنوان، تاریخ و توضیحات حادثه	مدیریت حادثه
پشتیبانی از روش‌های ارزیابی، کنترل ریسک، ریسک باقی‌مانده و بازنگری دوره‌ای	پشتیبانی از روش‌های ارزیابی، کنترل ریسک، ریسک باقی‌مانده و بازنگری دوره‌ای	ارزیابی ریسک
تعیین مسئول، مهلت، وضعیت، مستندات و ارزیابی اثربخشی	ثبت اقدام بدون پیگیری مؤثر	اقدامات اصلاحی
دارای کارتابل، ارجاع، تأیید، یادآوری، کنترل تأخیر و گزارش‌گیری	وابسته به پیگیری دستی و خارج از سیستم	گردش کار
ارتباط میان حادثه، ریسک، آموزش، PPE، طب کار و محیط زیست	اطلاعات جزیره‌ای و غیرمرتبط	یکپارچگی اطلاعات
گزارش‌ساز، داشبورد مدیریتی و KPIهای قابل تحلیل	گزارش‌های ثابت و محدود	گزارش‌گیری و داشبورد
داده‌های هدفمند، استاندارد و قابل استفاده مدیریتی	فیلدهای زیاد، تکراری یا غیرکاربردی	طراحی داده‌ها
سطح‌بندی نقش‌ها، کنترل دسترسی، ثبت وقایع و رعایت الزامات امنیتی	دسترسی‌های ساده و کنترل‌نشده	امنیت اطلاعات
امکان فرم‌سازی، سفارشی‌سازی و توسعه تدریجی	تغییرات زمان‌بر و پرهزینه	توسعه‌پذیری
قابلیت اتصال به HR، ERP، آموزش، انبار و سایر سامانه‌ها	بدون API یا وابسته به ورود دستی داده	اتصال به سامانه‌ها
ساده، قابل فهم، نقش‌محور و متناسب با فرایندهای واقعی	پیچیده، سنگین و نامتناسب با کاربران عملیاتی	تجربه کاربری

همان‌طور که در جدول مشاهده می‌شود، تفاوت اصلی نرم افزار HSE حرفه ای با نرم افزار HSE ناکارآمد فقط در تعداد امکانات نیست، بلکه در کیفیت طراحی، یکپارچگی اطلاعات، قابلیت پیگیری، گزارش‌پذیری و ارزش مدیریتی آن است. نرم افزاری که صرفاً محل ثبت اطلاعات باشد، در بلندمدت نمی‌تواند به بهبود عملکرد HSE کمک کند اما نرم افزاری که داد ه‌ها را به گزارش، شاخص و تصمیم مدیریتی تبدیل کند، می‌تواند نقش مؤثری در کاهش ریسک و ارتقای بلوغ HSE سازمان داشته باشد.

اشتباهات رایج در انتخاب نرم افزار HSE

در بسیاری از سازمان ‌ها، انتخاب نرم افزار HSE به دلیل چند خطای رایج با چالش مواجه می‌شود. شناخت این اشتباهات می‌تواند از هزینه ‌های اضافی، نارضایتی کاربران و شکست پروژه پیاده ‌سازی جلوگیری کند.

یکی از رایج ‌ترین اشتباهات، تمرکز بیش از حد بر تعداد ماژول‌هاست. برخی سازمان‌ها تصور می‌کنند هرچه نرم افزار ماژول‌های بیشتری داشته باشد، انتخاب بهتری است. در حالی که کیفیت طراحی ماژول‌ها، یکپارچگی و گزارش‌پذیری اهمیت بیشتری از تعداد آن‌ها دارد.

اشتباه دیگر، بی‌توجهی به تجربه نهایی کاربران است. اگر نرم افزار برای کارشناسان HSE ، سرپرستان، مسئولان ایمنی، مدیران واحدها و کاربران عملیاتی پیچیده باشد، احتمال استفاده ناقص و نادرست یا مقاومت در برابر سیستم افزایش می‌یابد.

خطای مهم دیگر، نادیده گرفتن مرحله پیاده ‌سازی است. خرید نرم افزار پایان کار نیست بلکه شروع پروژه تحول فرایندی است. اگر فرایند ها تحلیل نشوند، کاربران آموزش نبینند، نقش‌ها مشخص نشوند و داده‌های موجود به درستی اماده نشوند، حتی یک نرم افزار قدرتمند نیز نتیجه مطلوب ایجاد نمی‌کند.

برای جلوگیری از این اشتباهات، بهتر است پیش از انتخاب نهایی، یک چک‌لیست ارزیابی تهیه شود، سناریوهای واقعی سازمان در نرم افزار تست شود و نیاز های واقی سازمان سنجیده شود

جمع بندی

بررسی ویژگی‌ های نرم افزار HSE پیش از انتخاب و خرید، یکی از مهم‌ترین اقدامات برای موفقیت در پیاده‌سازی سیستم مدیریت ایمنی، بهداشت حرفه‌ای و محیط زیست است. یک نرم افزار HSE خوب نباید فقط مجموعه‌ای از فرم‌ها و ماژول‌های جداگانه باشد؛ بلکه باید بتواند فرایندهای HSE را به‌صورت یکپارچه، قابل پیگیری، قابل گزارش‌گیری و قابل تحلیل مدیریت کند.

از نظر عملکردی، نرم افزار HSE باید امکاناتی مانند مدیریت حوادث، شبه‌حوادث، ارزیابی ریسک، بازرسی‌ها، مجوز کار، تجهیزات حفاظت فردی، معاینات طب کار، سنجش آلاینده‌های محیط کار، مدیریت پسماند، پایش آلاینده‌های زیست‌محیطی، ممیزی‌ها، عدم انطباق‌ها و اقدامات اصلاحی را پوشش دهد.

اما فقط داشتن این ماژول‌ها کافی نیست. کیفیت طراحی ماژول‌ها، فرم‌ها، داده‌ها و گزارش‌ها اهمیت زیادی دارد. نرم افزاری که اطلاعات غیرضروری و تکراری زیادی از کاربران دریافت کند، در عمل باعث اتلاف وقت و کاهش کیفیت داده‌ها می‌شود. در مقابل، نرم افزاری که بر اساس دانش تخصصی HSE طراحی شده باشد، داده‌های هدفمند دریافت می‌کند و خروجی‌های مدیریتی قابل استفاده ارائه می‌دهد.

یکی دیگر از مهم‌ترین ویژگی‌ های نرم افزار HSE، یکپارچگی بین ماژول‌هاست. ارتباط میان حادثه، ریسک، آموزش، تجهیزات حفاظت فردی، پرونده سلامت، اقدامات اصلاحی، جنبه‌های زیست‌محیطی، پسماند و پایش آلاینده‌ها باعث می‌شود سازمان بتواند تحلیل دقیق‌تری از عملکرد HSE خود داشته باشد. بدون این یکپارچگی، نرم افزار فقط به مجموعه‌ای از فرم‌های مستقل تبدیل می‌شود.

از نظر فنی نیز نرم افزار HSE باید دارای زیرساخت قابل توسعه، امنیت اطلاعات، مجوزهای مورد نیاز، موتور گردش کار، گزارش‌ساز، داشبورد مدیریتی، فرم‌ساز، کنترل دسترسی، ثبت وقایع، پشتیبان‌گیری و امکان اتصال به سایر سامانه‌ها باشد. این قابلیت‌ها تعیین می‌کنند که نرم افزار در بلندمدت تا چه اندازه قابل اعتماد، قابل استفاده و قابل توسعه خواهد بود.