طراحی فرآیند و چارت سازمانی
آیا با مطرح شدن طراحی فرایندها، دیگر نیازی به طراحی چارت سازمانی نیست؟
هنگام طراحی فرآيند سازمانی، مجموعه فعاليت ها و ارتباطات يك سازمان در نگاه اول و براي يك ناظر بيروني همچون كلاف در هم پيچيده اي نمايان مي شود. در ديدگاه فرايندي، يك سازمان (اين كلاف در هم پیچیده) چيزي نيست جز مجموعه اي از نخ هاي مجزا از هم كه هر كدام براي كار خاصي توسعه پيدا كرده اند و به آنها فرايند اطلاق مي شود.
يك فرايند در واقع مجموعه اي متوالي از عمليات هاي سازماني است كه براي رسيدن به اهدافي خاص انجام مي شود. مانند فرآيند فروش، فرايند تعميرات اضطراري، فرايند برنامه ريزي توليد، فرايند استخدام و … .
ديدگاه فرآيندي بر خلاف ديدگاه بخشي كه به بخش بندی و دپارتمان سازی و طراحی چارت سازمانی توجه می کند، به تفکیک فرایند ها و ارتباط بین آنها متمرکز می شود. بنابراین طراحی چارت سازمانی منسوخ نشده است؛ بلکه مبحث طراحی فرایندها به عنوان مکمل بدان افزوده شده است. با تمرکز بر دیدگاه فرایندی، فهم ما نسبت به این کلاف درهم پیچیده (سازمان) بسیار بیشتر و بهتر شده است.
يك فرآيند ممكن است از ميان بخش هاي مختلف يك سازمان عبور كند و داراي يك مدير فرايند يا صاحب فرايند مشخصي است كه مسئوليت به سرانجام رساندن كارهاي داخل يك فرايند را بر عهده دارد. مثلا سرپرست امور پرسنلی که مسئول دپارتمان امور پرسنلی و مدیر نفرات این دپارتمان است، مسئول فرآيند جذب نفرات نیز است. اين بدين معني است كه وي مسئول پيگيري و تسريع كليه مراحل جذب از كليه بخش ها و دپارتمان های مندرج در فرايند جذب نيرو است؛ اگرچه این بخش ها و دپارتمان ها از نظر چارت سازمانی کاملا مستقل از امور پرسنلی و یا مدیران آنها از نظر رده، بالاتر از سرپرست امور پرسنلی باشند. مثلا اگر واحد فنی و مدیر فنی مصاحبه خود را طبق آنچه در فرآیند تعریف شده انجام نداده باشد امور پرسنلی به عنوان صاحب فرايند و كسي كه مسئول به اتمام رساندن فرايند است مي تواند از مدیر فنی که در چارت رده بالاتری هم دارد پيگيري و بازخواست كند.
به بیان ديگر هر فرايندي هدفي دارد و براي رسيدن به هدف، مسئول مشخصي با اختیارات و مسئولیت های مجزا از آنچه در چارت ها تعریف می شود دارد و نکته مهم این است که اولویت با مسئولیت ها و اختیارات مندرج در فرایند است. نكته بسيار حياتي اين است كه اگر چارت سازماني و شرح وظايف بخش ها و افراد در كامل ترين حالت هم طراحي شده باشد ولی فرايند ها مشخص نباشد، كارها به نظم در نخواهد آمد. که این مهم با استفاده از سیستم های سازمانی با کیفیت بهتر به ثمر می نشیند
توضيح اينكه، در ديدگاه بخشي به سازمان، شرح وظايف در اولويت هستند. ولي در نگاه فرايندي، اين فرايند است كه وظيفه هر فرد يا واحد سازماني را در داخل يك فرايند مشخص می کند. به عبارتي ديگر در نگاه بخشي، اگر شرح وظايف به بهترين وجه نيز طراحي شده باشد ولي چون جايگاه هر وظيفه و هر كار در زنجيره يك فرايند سازماني مشخص نيست عملا تضمين اجرايي شدن آن به يكباره حداقل مي شود. در ديدگاه فرايندي اين فرايند است كه شرح وظايف هر بخش را مشخص تر تعریف مي كند.